Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018 et impose de nouvelles obligations aux entreprises en matière de traitement des données personnelles. Cet article vous aidera à mieux comprendre ces obligations et à mettre en place les actions nécessaires pour vous conformer au RGPD.
Les principes du RGPD
Le RGPD vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens en instaurant des règles uniformes pour toutes les entreprises traitant des données personnelles dans l’Union européenne. Il repose sur plusieurs principes-clés :
- La transparence : les entreprises doivent informer clairement et simplement les personnes concernées sur l’utilisation de leurs données.
- La minimisation des données : ne collecter que les données strictement nécessaires à un traitement spécifique.
- L’exactitude : veiller à ce que les données soient exactes et mises à jour régulièrement.
- L’intégrité et la confidentialité : assurer la sécurité des données, notamment contre les atteintes ou divulgations non autorisées.
Obligations liées à la collecte et au traitement des données
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent respecter certaines règles lors de la collecte et du traitement des données :
- Obtenir le consentement explicite et éclairé des personnes concernées pour un traitement spécifique.
- Fournir une information claire sur l’utilisation des données, les finalités du traitement et les droits des personnes concernées.
- Mettre en place des mesures de sécurité adaptées pour protéger les données contre les risques de violation ou d’atteinte.
- Assurer la portabilité des données, c’est-à-dire permettre aux personnes concernées de récupérer leurs données dans un format structuré et interopérable.
Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO)
Dans certaines situations, le RGPD impose la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO), qui sera chargé de veiller au respect des obligations légales et de conseiller l’entreprise sur la mise en conformité. Le DPO doit être désigné dans les cas suivants :
- L’entreprise est une autorité publique ou un organisme privé exerçant une mission de service public.
- Les activités principales de l’entreprise consistent en des traitements nécessitant un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées.
- L’entreprise traite à grande échelle certaines catégories particulières de données, comme celles relatives à la santé, aux opinions politiques ou aux condamnations pénales.
Mise en place d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)
Le RGPD prévoit également la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) pour certains types de traitements présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Cette analyse doit permettre d’évaluer les risques, de déterminer les mesures à mettre en œuvre pour les réduire et de documenter l’ensemble du processus.
Notification des violations de données
En cas de violation de données (accès non autorisé, perte, destruction, etc.), les entreprises doivent informer la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, ces dernières doivent également être informées sans délai.
Sanctions en cas de non-conformité au RGPD
Le non-respect des obligations du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes. Les amendes peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’entreprise, selon le montant le plus élevé.
Pour éviter de tels risques, il est essentiel pour chaque entreprise de se familiariser avec ses obligations et d’adopter une démarche proactive pour se mettre en conformité avec le RGPD. Cela implique notamment de former et sensibiliser les collaborateurs, de mettre en place des procédures internes adaptées et de documenter les actions entreprises.
En résumé, le RGPD a instauré de nouvelles obligations pour les entreprises en matière de protection des données personnelles. Pour être en conformité, il est impératif de comprendre ces obligations et de mettre en place les actions nécessaires, telles que la désignation d’un DPO, la réalisation d’une AIPD ou encore la notification des violations de données à la CNIL. N’attendez pas qu’il soit trop tard pour agir : prenez dès maintenant les mesures qui s’imposent pour protéger vos activités et respecter les droits des personnes concernées par vos traitements de données.
